Gode kjøreregler for bruk av Microsoft Teams

Dialog i et team

Ha dialog på samtaleveggen i kanaler, istedenfor å sende e-post til kollegaer du samarbeider med i team. Bruk Teams sin private chat kun når noe er sensitivt, haster, ikke er jobb relatert eller når du skal nå noen du ikke er i team med.

Fra gruppe-chat til team

Erstatt oppståtte gruppe-chatter ved å opprette relevante team om gruppe-chatten er vedvarende.

Samtaler erstatter e-post

Om du får e-post av en kollega som skulle vært tatt som en samtale i en kanal, bør du kopiere kollegaens beskjed inn i en ny samtale og svare personen der.

Ad-hoc dialog

Chat kan brukes dersom dialogen er ad-hoc, sensitiv, haster eller ikke er daglig jobb-relatert.

Ikke lag unødvendige forstyrrelser

Ikke start med å sende «Hei» for så å starte og skrive budskapet ditt. Da forstyrrer du andre unødvendig.

Har ingen emnestruktur

Chat mangler emne-struktur, så det er et upraktisk sted å ha aktiv samarbeids-dialog (spesielt om man er flere). Ta det eventuelt på e-post eller opprett et team for samarbeidet.

Varsler i Chat

Husk at du kan deaktivere varsler på en chat du ikke lenger ønsker å følge.

Gi kontekst med et emne

Legg alltid til Emne når du starter en samtale. Da blir det lettere å skille samtalene fra hverandre, samt å finne de igjen. For å legge til emne klikker du på A‘en under chat-linjen.

Bruk @omtaler

Gjør det tydelig hvem du ønsker dialog med eller oppmerksomhet fra ved å nevne de (person/kanal/team).

Mottakere av en samtale

Skill personer du nevner mht. om de er hovedmottaker av budskapet (begynn samtalen din med disse navnene) eller om de bare skal informeres (legg disse til slutt med teksten Til info i forkant).

Varsler i kanalsamtaler

Det er kun de som er en del av samtalen som blir varslet ved nye svar. Husk at du kan skru av varsler på samtaler du er en del av, men ikke ønsker å følge. Og motsatt, skru på varsler, på samtaler du ikke er en del av, men ønsker å følge. Om du er interessert i et tema, men opplever mye støy i kanalen, kan du skru av varsler på denne.

Merk at om noen omtaler deg personlig, blir du varslet likevel (uavhengig om du har skrudd av varsler på en kanal eller en samtale).

Du må ikke tolke team/kanaler i fet skrift som et varsel. Det er mer at noe har skjedd der som kan, eller ikke kan, være interessant for deg. Du står i teorien på «kopi» på alt i team du er medlem av, så du må leve med at områder du ikke er ansvarlig for har fet skrift. Om du blir nevnt og får et varsel er det direkte relatert til deg.

Husk å svare

Om du skal svare på en samtale, må du svare i selve samtalen, ikke starte en ny (her er det lett å gjøre feil). Du skal altså trykke på Svar nederst i samtalen du skal svare på.

Et emne pr samtale

Hold deg til temaet innenfor en samtale, altså emnet for den innledende posten.

Nådd en beslutning?

Om en samtale er startet for å komme frem til en avgjørelse, anbefales det å legge til et oppsummerende svar til slutt merket med #beslutning.

Merke som viktig

Om du setter en samtale som Viktig (utropstegn) får den et rødt utropstegn på seg og alle som har kanalen synlig ser ikonet i sin kanal liste.

Bruk Liker som en bekreftelse

Bruk Liker som en bekreftelse på at du har lest noe (i tillegg til at du kanskje synes noe bare er verdt å like). Om du forventer at noen skal Like må du beskrive hva du ønsker å oppnå. F.eks. klikk liker om du er enig eller om noe er ok.

Lagre viktige samtaler

Bruk «Lagre denne samtalen» på innlegg du ønsker å følge opp senere (valg under «…»-menyen på en samtale).

Skjulte team og kanaler

Skjul team/kanaler som ikke er relevante for deg (lenger).  Om noen nevner deg får du et varsel og den skjulte kanalen blir midlertidig synlig.

Faner i en kanal

Bruk faner for å gjøre viktig informasjon lett tilgjengelig (som filer, nettsider, rapporter osv.).

Teams på mobilen

Last ned Teams mobilappen. Sett Stilletid i appen for å styre når mobilen viser varsler fra Teams.