KnowledgeGroup - Kurs i Oslo sentrum - Microsft 365 kurs

Hvordan lykkes med brukeradopsjon på Microsoft 365?

Mange Microsoft 365 brukeradopsjonsprosjekter sliter med å lykkes. Vi har erfaringen og oppskriften som gir et vellykket prosjekt.

To viktige suksesskriterier

Innføring av Microsoft 365 har to viktige suksesskriterier; implementasjon og brukeradopsjonen av løsningen. Selve implementasjonen går stort sett smertefritt. Brukeradopsjon er det derimot mange Microsoft 365 innføringer som ikke lykkes med. Resultatet er en organisasjon som ikke skjønner helt hva som har veltet over dem, og brukerne blir rådville og lite tilfreds. Det som skulle være en digital transformasjon for organisasjonen har endt opp med å bli noe helt annet.

En overgang til Microsoft 365 er en endring i arbeidskultur

For at man skal lykkes med brukeradopsjon ved innføring av Microsoft 365 må man planlegge overgangen grundig og gjøre tiltak deretter. God kjennskap om hva som skal til for å endre arbeidskultur er en viktig del av dette. Det er kritisk å sørge for at brukerne selv ser verdien av nye verktøy, slik at de ønsker endringen velkommen. Det innebærer f.eks. at det er forskjell på informasjon og opplæring. Bruk av artikler, nano-leksjoner og videoer fungerer bra som informasjon for å få gjennom et budskap, men det er ikke opplæring, og endrer ikke arbeidsvaner hos den jevne bruker.

Det som gjelder for endring av arbeidskultur er god opplæring der verdien kommer frem, og brukerne virkelig opplever trygghet og suksess med nye verktøy, enten opplæringen foregår fysisk eller digitalt. Alt passer ikke for alle, så en kombinasjon av flere undervisningsformer er det beste. Med en kombinasjon av informasjon og ulike opplæringsaktiviteter kan man oppnå 90% brukeradopsjon innen rimelig tid. De resterende 10% vil sakte men sikkert falle på plass. PS! Det er aldri for sent å kjøre et brukeradopsjonsprosjekt selv om dere har kommet skjevt ut!

Se eksempel på aktuelle kursøkter.

Verdien med bruk av Microsoft 365

Med smart og effektiv bruk av Microsoft 365 er det en rekke gevinster man kan høste. De største er relatert til områder som dokumentlagring, kommunikasjon, dialog og samarbeid. Hva disse gevinstene innebærer i endring av arbeidskultur, og hva som må til for å dra nytte av dem, glipper for mange.

La oss ta Microsoft Teams f.eks., der de fleste har lært seg å chatte og gjennomføre møter i Microsoft Teams. Men den største verdien i Microsoft Teams ligger i bruk av team i Teams. Man kan sammenligne det med å ha lært hvordan man bruker brems og ringeklokke på en sykkel, men enda ikke har lært å sykle. Verdien med bruk av team i Teams handler om å jobbe som et team. Der man har levende samtaler, dokument-samhandling og kjappe møter i et tilpasset “arbeidsrom”.

Et av grepene er da f.eks. å flytte samarbeidsdialog fra e-post over i kanaler i team, og samtidig sørge for at brukerne forstår hvorfor dette er lurt og hvordan kanal-samtaler fungerer (de som har har flyttet samarbeidsdialog fra e-post over til en-til-en-chat og gruppechat vil forøvrig møte på flere utfordringer).
En annen utfordring er å skape en god lagringskultur. Det innebærer at brukeren primært jobber med arbeidsdokumenter i SharePoint-dokumentbibliotek, i stedet for å lagre dokumenter i OneDrive.
Vi bidrar med best-practice erfaring slik at dere kan hente ut verdien av funksjonelle og metodiske endringer relatert til dialog, samarbeid, dokumentlagring, gjennomføring av hybridmøter, oppgavehåndtering, med mere.

Vår overordnede prosjektprosess

Vi har lang erfaring i å bistå virksomheter slik at de får hentet ut den virkelige verdien med bruk av Teams og Microsoft 365. Her er prosessen vi har finpusset og bruker som utgangspunkt for våre Microsoft 365 brukeradopsjonsprosjekter:

  1. Lage en plan for bruken av Microsoft 365
  2. Forklare og forankre verdien av bruken i ledelse og organisasjon
  3. Jobbe med retningslinjer, policyer, informasjon og forvaltning
  4. Kartlegge virksomhetens behov for samarbeidsområder (team i Teams/SharePoint-områder)
  5. Lære opp de som er teameiere/områdeeiere
  6. Planlegge og klargjøre endringer for avdelinger, prosjekter, prosesser, etc.
  7. Opplæring av ansatte

Vår erfaring

KnowledgeGroup har levert rådgivning, workshops, kurs og opplæringstjenester i en rekke store og små Microsoft 365 prosjekter, blant annet til store organisasjoner som Jotun, TINE, Sparebank 1, Coop Norge, Statkraft, DNB, Hesselberg, Nettpartner og Lundin Energy, med flere.

Book en Microsoft 365 verdiskapningsworkshop

Book en verdiskapningsworkshop med en av våre brukeradopsjons-eksperter for en gjennomgang rundt gevinsten av en slik endring og hvordan bruken av Teams kan realiseres i deres virksomhet/avdeling. Sammen kan vi levere et skreddersydd opplegg. Dette inkluderer rådgivning, workshops, webinarer, kurs og videoer tilpasset deres bruk av Microsoft 365 verktøy. Kontakt oss på post@knowledgegroup.no eller 22050505 for en prat om dette er av interesse!

Noen gode råd på veien

Under har vi listet opp 10 viktige temaer man bør tenke på for å lykkes med brukeradopsjon ved innføring av Microsoft 365. Om ønskelig kommer vi ut til dere og kjører en workshop der vi deler våre erfaringer, og lager et forslag til hvordan deres unike organisasjon kan gå frem for å lykkes.

  • Sett målbare mål for hva dere ønsker å oppnå med innføring av Microsoft 365
  • Avklar hvilke tjenester dere skal ta i bruk
  • Sørg for at organisasjonen vet hva som kommer og skap gode forventninger
  • Lag en strategi for samhandling og lagring av dokumenter
  • Lag policyer, rutiner og retningslinjer for hvordan, hvorfor og hva tjenester skal brukes til
  • Bruk roller og målgrupper (brukere, områdeeiere, ambassadører, superbrukere, osv.)
  • Lage en opplæringsplan tuftet på målene
  • Utvikle opplæringsaktiviteter og materiell tilpasset organisasjonen
  • Levere opplæring til brukerne (start med pilot)
  • Evaluer og juster fortløpende