Utfordringer med «en-til-en chat» og «gruppechat» i Teams
Chat skulle ikke ta over for e-post
Med innføringen av Microsoft Teams byttet veldig mange ut samarbeidsdialog på e-post med «en-til-en chat» og «gruppechat». Dette var aldri intensjonen til Microsoft. Chat i Teams har følgende utfordringer:
- Mye digital støy når alle blir varslet om alt
- Kun for de som er med i dialogen, men alltid med alle
- Vanskelig å involverer kollegaer i dialogen i ettertid
- Dialogen ligger hulter til bulter og mangler emner
- Vanskelig å gjenfinne informasjon
- Filer i chat kobles til OneDrive (som er et personlig lagringssted)
- Innhold forsvinner med folk (både dialog og OneDrive-innhold)
Chat fungerer bra for ad-hoc dialog om noe haster, om det ikke er jobbrelatert, eller for en kort status. PS! Det er ofte fornuftig å ha en en-til-en chat med nære kollegaer for diverse ad-hoc dialog.
Har man behov for en fast gruppechat til å poste diverse statuser, ad-hoc beskjeder, etc. kan denne i stedet være en kanal i et team som brukes som om det var en «gruppechat».
Løsningen er å ha samarbeidsdialog i kanaler i et team i Teams
Samarbeidsdialog rundt et tema bør foregå i åpenhet i en kanal i et team i Teams. Kanalsamtaler i et team gir følgende fordeler:
- Dialogen organiseres med emner (bruk emne når du starter en samtale)
- Det er enkelt å manuelt finne igjen informasjon eller å søke den opp
- Kun de dialogen er ment for blir varslet
- Dialogen er åpen og tilgjengelig for de den er relevant for
- Enkelt å involvere kollegaer i dialogen i ettertid
- Innhold blir værende selv om folk forsvinner
- Filer ligger i teamets SharePoint-bibliotek
Ved å jobbe i team i Teams får man en felles emnekatalog på 3 nivåer, hhv. Teamet > Kanalen > Emne på samtalen, der man har dialog og lagrer innhold. Da slipper man å lure på hvor dialogen ble gjennomført eller hvor innhold ble lagret, og alle forholder seg til samme organisering og struktur for dokumenter og dialog.
Vi kan hjelpe dere å lykkes
Om du ønsker å hente ut gevinsten med bruk av team i Teams kan du delta på våre Teams kurs, og spesielt vårt 2-timers webinar Fra kaos til kontroll med team i Teams. Et slikt kurs kan kjøres som et bedriftsinternt opplegg tilpasset deres bruk (gjennomført digitalt eller fysisk hos dere). Om din virksomhet trenger en endring i arbeidskultur kan vi bistå i et brukeradopsjonsprosjekt med planlegging, workshops og kurs slik at dere kan forbedre måten dere kommuniserer og samarbeider på med bruk av team i Teams.
Ta kontakt på 22050505 eller post@knowledgegroup.no.
Les eventuelt mer om hvilke feller folk går i når de introduserer team i Teams i virkshomheten.