Utfordringer med å lagre arbeidsdokumenter i OneDrive

Om din virksomhet ikke lagde en plan for lagring av arbeidsdokumenter før dere tok i bruk Microsoft 365 med OneDrive, SharePoint og team i Microsoft Teams, er du kanskje ikke klar over følgende problemstillinger:

Innhold i OneDrive følger ansettelsesforhold

Når du eller andre slutter i virksomheten, eller mot formodning skulle “falle bort”, vil arbeidsgiver si opp Microsoft 365 abonnementet til brukeren.  Etter 30 dager slettes alt innhold lagret i brukerens OneDrive.

Innhold som er delt med andre forsvinner

Om personen har delt filer over tid fra sin OneDrive med andre, vil alle disse filene, som kanskje brukes som underlag av andre eller er viktig dokumenter for bedriften, bli utilgjengelig tvert når kontoen slettes. Filer som folk kanskje ikke engang husker hvem det var som hadde delt. Filer som er delt videre, som er linket opp og brukt ulike steder internt eller eksternt.

Vi kjenner til flere virksomheter i Norge som har lidd store tap på grunn av ansattes feil bruk av OneDrive. Så ikke gå i OneDrive-fella dere også!

Hvem eier innholdet i OneDrive?

Alt innhold ansatte lagrer i OneDrive er deres private eiendom. Det er ikke virksomhetens eiendom. Man må ha gjort noe kriminelt for at arbeidsgiver skal få tilgang til OneDrive uten samtykke fra eier. Dette gjelder selvsagt ikke om ansatte har signert en avtale som gir arbeidsgiver tilgang til OneDrive. Vår erfaring er at de færreste virksomheter har tenkt på dette.

En utfordring selv om arbeidsgiver har tilgang til OneDrive

Selv om arbeidsgiver, mot normalen, har tilgang til brukerens OneDrive-innhold i etterkant av et ansettelsesforhold, er det ofte uoverkommelig for en leder eller kollega å ha god nok oversikt til å vite hva som er av verdi og hva som er verdiløst. Så en avtale med ansatte om tilgang til OneDrive-innhold i etterkant gir arbeidsgiver en falsk trygghet.

Hvor skal arbeidsdokumenter lagres?

Best practice for lagring av arbeidsdokumenter i Microsoft 365 er å lagre disse i SharePoint-dokumentbibliotek, og gjerne i SharePoint-biblioteket til et team i Microsoft Teams. Man lager da en grunnmur av team for ulike områder som avdelinger, prosesser, fag-områder, prosjekter, etc. I teamene har man relevant dialog, lagrer dokumenter og samarbeider. Tilgang og sensitivitet er viktige temaer når man bygger grunnmuren, der hovedpoenget ar at man jobber i åpenhet innad i ulike team.

Hvordan styrer man tilgang til arbeidsdokumenter?

Litt avhengig av hvem som har tilgang til hvilke team, er det viktig å tenke på livssyklusen til dokumenter. Ofte har virksomheter policyer som regulerer hvor endelige dokumenter skal lagres slik at riktige personer får tilgang. Dette kan gjøres på ulike måter. Man kan dele filer fra der de er opprettet eller ha egne SharePoint-områder og publisere endelige filer et felles arkiv. Alternativt en kombinasjon av disse.

Microsoft 365 Copilot og åpenhetskultur

Med Microsoft 365 Copilot får du en allvitende hjelper som kjenner all informasjon du har tilgang til. Innhold du ikke en engang vet eksisterer. Så hvis relevante dokumenter i din virksomhet ligger skjult i andres OneDrive eller som vedlegg i andres e-post, vil ikke Copilot klare å utnytte sitt fulle potensiale. Om deres virksomhet skal ta del i AI-revolusjonen innen personlig produktivitet, og ansatte skal få tilgang til Copilot for Microsoft 365, bør dere starte prosessen med å endre arbeidskulturen til en åpenhetskultur nå med en gang. Dette er en viktig del av det å bli Copilot Ready.