Fra kaos til kontroll med team i Teams
Er det blitt litt kaotisk?
Har dere tatt i bruk Teams, men opplever at det er blitt mer kaotisk enn noen gang før?
Mange som tar i bruk team i Teams bommer på innføringen. Som et resultat mister man oversikten over dialog og dokumenter, og man blir nedrent av uviktige varsler. Er du en av de som irriterer deg over kaoset og ønsker å gjøre noe med det? For dine team, avdelingens team eller for hele virksomheten for den saks skyld? Om dere har havnet i denne situasjonen er det ikke for sent å gjøre noe med det. Les mer under hvordan dere kan gå fra kaos til kontroll i deres team i Teams, og/eller delta på vårt 2-timers kurs Fra kaos til kontroll med team i Teams!
Det er blitt vanskeligere å finne igjen dialog og dokumenter
Utfordring: Når man innfører M365-tjenester, og spesielt Teams og team i Teams, får man flere alternative steder man kan ha dialog og dokumenter. Om man ikke lager retningslinjer for hvor man skal lagre hva, og hvilken dialog man skal ha hvor, ender man opp i en situasjon som er mer kaotisk enn før innføringen. Dialogen blir spredt rundt på henholdsvis e-post, chat (en-til-en-chat og gruppechat har en rekke utfordringer), kanal-samtaler i team, etc. og dokumenter er spredt rundt, på hhv. filserver, i OneDrive, i team i Teams, frittstående SharePoint-bibliotek, som vedlegg i Outlook, diverse arkivsystemer, etc. Oppfølging og gjenfinning av dialog og dokumenter i et slikt virvar blir håpløst.
Løsning: Lag retningslinjer for dokumentlagring og dialog, og sørg for at alle er klare over retningslinjene og forholder seg til disse (typisk noe man tar med under opplæring av brukere). En del av slike retningslinjer vil f.eks. være at all dialog rundt et tema skal tas i kanal-samtaler i relevant team, og at det ikke er lov å sende hverandre e-post relatert til dette temaet. Tilsvarende at alle relaterte dokumenter lagres i teamets SharePoint-bibliotek. Sørg for at alternative lagringssteder (f.eks. der man lagret på filserver før) skrivebeskyttes/fjernes.
Vi overveldes av digital støy
Utfordring: Mange opplever at innføringen av team i Teams resulterer i uante mengder varsler og digital støy, og at dette kommer på toppen av «e-post kaoset» i Outlook. Opplever man det, har man bommet på innføringen. Bruk av team i Teams skal føre til mindre digital støy, men da må man ha tenkt gjennom og planlagt innføringen av team og brukeradopsjonen på en god måte.
Løsning: Et viktig poeng her er skillet mellom informasjonsteam og arbeidsteam (les mer om dette lenger ned). Hvordan man bruker «Moderasjon» i informasjonsteam, og brukernes kunnskap om hvordan kanal-samtaler i team faktisk fungerer spiller også inn (brukere @omtaler ofte team eller kanaler unødvendig). Kunnskap om varsler og hvordan man forholder seg til disse er også essensielt. Man bør ha felles kjøreregler for hvordan man jobber i team i Teams.
Mine kollegaer og jeg henger ikke helt med
Utfordring: Når retningslinjer er på plass, må brukere forstå hvorfor de skal ta i bruk team i Teams. De må forstå hvorfor dette er noe som er viktig for akkurat dem, og at ved å endre arbeidsmåte vil de personlig få mer tid til å gjøre det de egentlig jobber med. I tillegg må de forstå hva endringen innebærer rent funksjonelt. Hvordan fungerer egentlig samtaler i kanaler i team? Og hvorfor gir disse mye mindre avtrykk en dialog tatt på e-post? Det er først når man har den rette motivasjonen og forståelsen det er mulig å endre arbeidskulturen. PS! Avtrykket til en samarbeidsdialog tatt som kanal-samtale i et team er opp til 50-80% lavere enn for samme dialog tatt på e-post, så her er det mye tid å hente (spesielt når mange vanlige kontorarbeidere bruker 3 timer eller mer på å forvalte e-post daglig).
Løsning: En endring i arbeidskultur kommer ikke av seg selv. Sørg for at brukere får grundig opplæring som gir både funksjonell og metodisk forståelse, og ikke minst motivasjon til endringsreisen. Du kan kjøre opplæring for din gjeng om du har kompetansen, eller få hjelp av en profesjonell opplæringsaktør som oss. Om man ikke får med alle medlemmer i et team blir det vanskelig, så her må alle gå «all-in» om man skal lykkes. Også viktig at alle er flinke til å hjelpe og motivere hverandre. Får du f.eks. en e-post som skulle vært tatt som en kanal-samtale, kopier ut teksten og start en samtale der du @omtaler vedkommende. Eller minn en kollega på at alle nye samtaler må ha et emne om dette er glemt.
Delta på kurs – lær hvorfor og hvordan dere bør jobbe i team i Teams
Ønsker du (og dine kollegaer) å løfte kompetansen og forståelsen rundt bruk av team i Teams? Delta på vårt 2-timers webinar Fra kaos til kontroll med team i Teams, eller bestill et bedriftsinternt opplegg tilpasset deres bruk (gjennomført digitalt eller fysisk hos dere). Vi kan selvsagt også bistå om dere ønsker å kjøre et eget brukeradopsjons-prosjekt for å lykkes med team i Teams. Ta eventuelt kontakt på 22050505 eller post@knowledgegroup.no.
Kursagenda
- Verdien med å jobbe i team i Teams
- Teamtyper – Arbeidsteam vs. Informasjonsteam
- Samarbeidsdialog i chat vs. kanal-samtaler vs. dialog på e-post
- Hvordan gir kanal-samtaler 50-80% mindre avtrykk?
- Åpenhet og tilgjengelighet
- Nevning og informasjonsstøy
- Varsler
- Oppfølging
- En felles emnestruktur på tre nivåer
- Gjenfinning og søk
- Lagre dokumenter i teamets SharePoint-bibliotek
- Jobbe i informasjonsteam
- Informasjonsflytter-rollen
- Kunngjøringer
- Moderasjon (hvem får lov til hva)
- Bruk av merker (tagger)
- Krysspublisering
- Varsler
- Retningslinjer og kjøreregler