Når man skal lage et Word-dokument basert på annet innhold, er det ikke alltid enkelt å oppnå ønsket resultat. For eksempel kan utfordringer oppstå når man forsøker å lage et nytt tilbud til en kunde, basert på et tidligere tilbud.
Løsningen er å lage et Word-dokument som fungerer som en mal for det nye dokumentet, og som også inneholder innebygde AI-instruksjoner Copilot skal gjennomføre. På denne måten blir det mye mer forutsigbart hvordan sluttresultatet ender opp!
Under er et generisk eksempel på et slikt dokument med innebygde AI-instruksjoner. Legg merke til at vi har brukt hakeparentes som omslutter instruksjoner vi ønsker skal kjøres når vi henviser til dokumentet i en prompt. Malen er laget for å presentere et hvilket som helst tema på en ryddig måte. Dette første eksempelet er utformet enkelt for å tydeliggjøre konseptet. Videre nedover presenterer vi et mer komplekst eksempel på bruk av AI og denne metodikken ved å lage et nytt tilbud til en kunde, basert på en mal, innhold fra to andre dokumenter og en e-post.
Eksemplene under fungerer uavhengig om du har gratis-versjon av Copilot eller Copilot i Word (M365 Copilot).
Eksempel på Word-dokument med innebygde instruksjoner
Last ned Word-dokumentet mal.docx og lagre den i OneDrive om du ønsker å teste ut vårt eksempel.
Bruke et Word-dokument med innebygde instruksjoner i Copilot
1. Åpne Copilot Chat (eller gjør det i Word om du har Copilot der).
2. Lim forespørselen nedenfor i kursiv inn i tekstboksen i Copilot (bytt eventuelt ut løping med dit eget tema):
Lag en tekst basert på denne malen mal.docx om temaet løping. Malen inneholder instruksjoner omsluttet av hakeparentes som du skal utføre. Vis meg teksten her.
Delta på den store AI, Copilot og Microsoft 365 seminardagen 10. desember i Oslo sentrum!
Sett av én dag og få kunnskapen og ferdighetene du trenger innen AI, Copilot og Microsoft 365, som vil revolusjonere måten du jobber på! Du velger fritt mellom 22 ulike sesjoner fra 4 parallelle spor, rettet mot ulike målgrupper og nivåer, så sett sammen din drømmedag og få kompetansen du behøver – Les mer
3. Bruk bindersen til å erstatt teksten mal.docx med en henvisning til selve filen mal.docx. PS! Om du bruker Copilot i Word bruker du skråstrek (/) for å henvise til filen.
4. Send forespørselen.
Nå har Copilot brukt malen og utført instruksjoner som sto i den. Ganske genialt!
Se resultat fra Copilot
5. Om du utførte dette eksempelet i Copilot Chat, legger du inn følgende forespørsel for å lage et Word-dokument av resultatet:
Gjør det til et Word-dokument
Copilot svarer med en lenke der du kan laste ned Word-filen.
Se loping dokument.docx som ble skapt (laget med Copilot Chat).
PS! Når Copilot Chat skaper et Word-dokument kan resultatet variere litt. Be Copilot Chat skape dokumentet på nytt om du ikke er fornøyd.
Lage et kundetilbud basert på en mal og annet innhold
Nå skal vi se på hvordan vi kan bruke metodikken med innebygde instruksjoner i et Word-dokument til å lage et nytt tilbud til en kunde. Tilbudet er basert på en mal, to andre dokumenter og noen ønsker og behov fra en kunde. I vårt eksempel er utgangspunktet det fiktive firmaet Kontor Design AS, som selger kontormøbler og setter i stand kontorlokaler for kunder.
Filer og underlag til eksempelet
Last ned Word-dokumenter under og lagre de i OneDrive om du ønsker å teste ut vårt eksempel.
Om Kontor Design AS.docx – For å gi Copilot forståelse for hva firmaet driver med.
Tilbudsmal.docx – Malen tilbudet skal være basert på (som inkluderer Innebygde AI-instruksjoner).
Produktliste.docx – produktene Kontor Design AS selger (denne kunne vært i Excel, men Excel-filer støttes foreløpig ikke av Copilot i Word).
Se bilder av hvordan Word-dokumentene ser ut
Kunden ønsker eksklusive, dynamiske, funksjonelle og moderne kontorlokaler. De har 3 rom vi skal sette opp: Felles kontorlandskap på 100 kvm med plass til 40 stk. Ett stort møterom med plass til 14 stk på 35 kvm. Ett lite møterom med plass til 6 stk på 15 kvm.
Dokumentene over bidrar til å sette kontekstvinduet til Copilot, altså den informasjonen Copilot forholder seg til i en gitt samtale.
Slik lager du selve tilbudet
1. Åpne Copilot Chat (eller gjør det i Word om du har Copilot der).
2. Lim forespørselen nedenfor i kursiv inn i tekstboksen i Copilot:
Vårt firma Om Kontor Design AS.docx skal lage tilbud til kunden «Bovo Konsult». Bruk denne tilbudsmalen Tilbudsmal.docx for å lage et tilbud. Bruk H1, H2, etc. for å strukturere overskrifter. Alle steder i malen der tekst er pakket inn med hakeparentes finner du instruksjoner for hva du skal gjøre videre. Ikke bruk selve ordlyden av instruksjonen som tittel. Ordlyden i tilbudet skal ha en form som henvender seg til kunden i dere form. Tonen i teksten skal være lystig, men profesjonell. Hent ut produkter til aktuelle rom fra Produktliste.docx. Bruk kun produkter fra produktlisten. Vis meg tilbudet her. Kunden ønsker eksklusive, dynamiske, funksjonelle og moderne kontorlokaler. De har 3 rom vi skal sette opp: Felles kontorlandskap på 100 kvm med plass til 40 stk. Ett stort møterom med plass til 14 stk på 35 kvm. Ett lite møterom med plass til 6 stk på 15 kvm.
Tilleggsinfo rundt kundes ønsker og behov
Hvis du har Copilot i Word kan teksten i grått, kundens ønsker, erstattes med: Tilbudet skal dekke ønsker og behov kunden har beskrevet i denne eposten [henvise til e-post]
Hvis du kun har Copilot Chat, kan du åpne Outlook i Edge-nettleser, åpne kundens e-post, bruke Copilot i sidepanelet og erstatte den grå teksten med: Tilbudet skal dekke ønsker og behov kunden har beskrevet i eposten på denne siden
3. Bruk bindersen til å erstatt filnavnene i fet tekst med en henvisning til selve filene. PS! Om du bruker Copilot i Word bruker du skråstrek (/) for å henvise til filen.
4. Send forespørselen.
Nå ser Copilot på hva vi gjør som firma, hvilke produkter vi selger, og kundens behov og ønsker. Så bruker den malen og instruksjoner derfra til å bygge opp tilbudet, regne ut priser, med mer. Den bruker sin egen erfaring og kontekst vi har gitt den til å bygge opp rom med produkter som er logisk å ha på et gitt rom. Om man har spesielle krav er det bare spesifisere i promptet.
Se tilbudet som Copilot skaper
5. Man ser at Copilot har valgt de dyre variantene av både kontorstol og kontorpult. Antagelig basert på kundens krav om eksklusive lokaler. Så la oss tilpasse tilbudet med en endring. Legg inn følgende ny forespørsel i prompt-tekstboksen:
Erstatt valgte produkter i tilbudet med tilsvarende billigere varianter fra produktliste, om det finnes et billigere alternativ.
6. Send forespørselen.
Nå har Copilot f.eks. byttet ut Ergonomisk Kontorstol til kr 2500,- med Budsjett Kontorstol til kr 1500,-, med mere.
På tilsvarende måte kan man spesifisere og endre tilbudet etter eget ønske.
7. Om du utførte dette eksempelet i Copilot Chat, legger du inn følgende forespørsel for å lage et Word-dokument av resultatet:
Gjør det til et Word-dokument
Se Word-dokument som ble skapt (laget med Copilot Chat).
Oppsummering
Med metoden over blir det mye enklere å lage enhetlige dokumenter i Copilot! Det sagt, for å jobbe på denne måten må man ha tungen rett i munnen, å forstå AI-assistenten sine styrker og svakheter. Det er fort gjort å forvente mer av Copilot enn den faktisk klarer å levere. Husk at når du lager innhold ved hjelp av AI er det kritisk å kontrollere at informasjonen er korrekt!
En smart ting du kan bruke AI til her, er f.eks. å kvalitetssikre at priser i tilbudet gjenspeiler priser i prislisten, kvalitetssikre at utregningene i tilbudet stemmer, med mer. Kjør eventuelt forespørsler som vist under og henvis til relevante Word-filer:
1. Gå gjennom priser og utregning av disse målt opp mot Totalkostnad i tilbudsfil. Er prisene korrekt?
2. Produktene i dette tilbudet tilbudsfil er hentet fra produktlisten produktfil. Sjekk at prisene på produktene i tilbudet samsvarer med tilsvarende produkt sine priser i produktlisten.
Hev din kompetanse på bruk av kunstig intelligens
Delta på våre AI-kurs og lær hvordan du bruker AI og Copilot. Se hvordan du kan spare timevis av arbeid!