Sidenummerering i Word, i sin enkleste form, er i stor grad en «tut og kjør» operasjon. Man ønsker for eksempel at alle sider skal ha sidetall og antall sider i bunnteksten, den såkalte «side X av Y» varianten, setter dette inn i topp- eller bunntekstfeltet og resultatet blir som tiltenkt. Hvordan dette da håndteres av programmet blir fort litt «uinteressant» for de fleste. Noe som i seg selv er uproblematisk, men som fort gjør at man blir sittende å klø seg i hodet når det ønskede resultatet ikke er fullt så rett frem.
I denne artikkelen er tanken å se litt på hvordan sidenummereringen kan håndteres i litt ulike scenarier, og problemstillingene vil kompliseres litt og litt for hvert eksempel. I tillegg skal selvfølgelig alle variantene ta høyde for at dokumentet kan endres senere. Hver del vil starte med en kort introduksjon til problemstillingen som skal løses, og hver del har også en video som viser de ulike stegene. Det skal også sies at det ofte er mer enn en potensiell løsning, men vi vil her kun ta for oss en variant pr «problem».
I den første delen vil vi også se litt på hva som egentlig skjer i dokumentet når vi setter inn sidetall og antall sider (side X av Y).
Grunnleggende bruk av sidetall (felles for hele dokumentet)
I det første eksemplet har vi et helt standard dokument på 17 sider, og alle sidene skal ha sidetall og antall sider i bunnteksten. Bare så det er nevnt en gang for alle, om sidetallene skal plasseres i topp- eller bunntekstfeltet er kun smak og behag, selv om vi her kommer til å ha det i bunnteksten i alle eksemplene.
Først og fremst, når det gjelder tilfeller hvor alle sidene i dokumentet skal ha den samme sidenummereringen, er det ulike måter å sette inn sidetallene på. Hvilken variant vi velger handler mest om preferanser, men det er et par ting det er greit å kjenne til.
Noen er kanskje fra «gammelt av» vant til å plassere markøren i bunntekstfeltet før man setter inn sidetallene, noe som absolutt ikke er galt, men samtidig strengt tatt ikke nødvendig. Dersom man foretrekker å aktivere bunntekstfeltet først er det en fordel å gjøre dette på en av de anbefalte måtene, om ikke annet så for å unngå at man gjør noe annet enn det som er ønskelig. De to tryggeste måtene å plassere markøren i bunntekstfeltet er enten å gjøre det fra båndet; altså via Sett inn > Bunntekst > Rediger bunntekst [Insert > Footer > Edit footer], eller ved å høyreklikke i bunntekstfeltet og velg Rediger bunntekst [Edit footer]. Leser man forklaringer på nett om hvordan bunnteksten kan redigeres er det en del forklaringer som refererer til å dobbeltklikke i bunntekstfeltet, noe som også fungerer, men problemet med denne varianten er at man fort kan ende opp med å sette inn en uønsket tabulator i dokumentet.
Sette inn sidetall
I stedet for å plassere markøren i bunntekstfeltet først kan vi like gjerne sette inn sidetallene direkte. Dette gjøres fra kategorien Sett inn [Insert]. Knappen Bunntekst [Footer] inneholder varianter med sidetall, men disse har ofte også en del formateringsvalg man ikke nødvendigvis ønsker. Vi velger derfor å bruke knappen Sidetall [Page number] i stedet.
- Sett inn [Insert]
- Sidetall [Page Number]
- Nederst på siden [Bottom of Page]
- Velg ønsket variant
Fra knappen Sidetall kan man sette inn sidetall på ulike steder. Øverst på siden plasserer sidetallet i toppteksten, nederst på siden i bunnteksten, sidemarger knytter sidetallet til toppteksten, men plasseringen er i margen utenfor det faktiske topptekstområdet, og gjeldende plassering gir et sidetall der markøren befinner seg, og er valget som brukes dersom man har plassert markøren i f.eks. bunntekstfeltet på forhånd.
I vårt tilfelle ble sidetall og antall sider satt inn og markøren ble plassert i bunntekstfeltet.
Visning av felt og feltkode
Dersom vi plasserer markøren foran sidetallet vises dette med grå bakgrunn.
Dette skjer for å illustrere at dette er et felt, og det samme skjer med antall sider når markøren står foran første siffer, eller mellom de to tallene. Dersom vi merker teksten som ble satt inn, høyreklikker det merkede området og velger Aktiver/deaktiver feltkoder [Toggle Field Codes] får vi se kodene Word bruker for å vise sidetall og antall sider.
Feltet {PAGE} viser sidetallet, og {NUMPAGES} viser antall sider totalt i dokumentet. Disse to feltene kommer vi til å endre og erstatte manuelt i senere eksempler.
Merk teksten på nytt og velg Aktiver/deaktiver feltkoder [Toggle Field Codes] for å vise resultatet av feltene. Klikk Lukk topptekst og bunntekst [Close Header and Footer] for å komme tilbake til innholdet.
Kommentar
Årsaken til at det faktisk fungerer å sette inn sidetall og antall sider på denne måten er at dokumentet i dette tilfellet kun har en inndeling. Topp- og bunntekstfeltene i Word er strengt tatt ikke nødvendigvis felles for hele dokumentet, men felles for en inndeling. Dette er et aspekt det er viktig å være oppmerksom på når problemstillingene blir litt mer kompliserte!
Utelate sidetall på forsiden
Dokumentet i dette eksemplet er på 18 sider, hvor den første siden er en egenlagd forside, og side 2 til 18 er innholdet. Dokumentet skal ha sidenummerering i bunnteksten, men sidetall og antall sider skal ikke vises på forsiden. Sagt på en annen måte; den første siden skal ikke ha noe bunntekst (eller topptekst for den del).
Sidetall og antall sider, side X av Y, settes inn på vanlig måte, se eventuelt forrige del for mer om dette.
- Sett inn [Insert]
- Sidetall [Page Number]
- Nederst på siden [Bottom of Page]
- Velg ønsket variant
Resultatet av dette blir at alle sider i dokumentet får den samme sidenummereringen i bunnteksten, og det gjenstår da å fjerne denne informasjonen fra forsiden. Noe som i dette tilfellet kan gjøres enkelt og greit ved å aktivere én enkelt innstilling.
Når sidetallene settes inn plasseres automatisk markøren i bunntekstfeltet siden vi valgte Nederst på siden [Bottom of Page] i dette tilfellet.
På kategorien Utforming [Design], aktiver Annerledes førsteside [Different First Page]. Denne innstillingen gjør at topp- og bunnteksten på den første siden håndteres separat fra resten av dokumentet.
Når markøren befinner seg i topp- eller bunntekstfeltet er det også verdt å legge merke til de små «fanene» som vises over bunntekstfeltet på venstre side.
På den først siden ser den nå slik ut:
På resten av sidene vises en litt annen tekst:
Disse små nyansene er det greit å få med seg siden dette i praksis viser hvordan topp- og bunntekstfeltene blir håndtert i dokumentet. Klikk Lukk topptekst og bunntekst [Close Header and Footer] for å komme tilbake til innholdet.
Kommentar
Innstillingen Annerledes førsteside [Different First Page] kan være litt «misvisende» i forhold til hvordan de fleste av oss tolker begrepet «førsteside». Førsteside i denne sammenhengen betyr ikke nødvendigvis kun den fysisk første siden, men kan også være andre sider inne i dokumentet. Annerledes førsteside er en innstilling som kan aktiveres for hver inndeling. Dette gir en god del fleksibilitet i store dokumenter, men betyr også at det er et ekstra moment å passe på.
Utelate sidetall på flere sider
Problemstillingen her er som følger. Vi har et dokument på 20 sider totalt. Side 1 er en egenlagd forside, side 2 og 3 er innholdsfortegnelsen, og resten er det vanlige innholdet. De tre første sidene, altså forsiden og de to sidene med innholdsfortegnelsen skal ikke ha sidetall, men resten av dokumentet skal ha sidetall og antall sider, side X av Y, i bunnteksten.
Siden det i denne varianten er mer enn en side som ikke skal ha noe sidetall i bunnteksten vil ikke innstillingen Annerledes førsteside [Different First Page] kunne løse problemet. I slike tilfeller utnytter vi da at topp- og bunntekst kan differensieres pr inndeling. Fremgangsmåten blir som følger. Første steg blir å sette inn et inndelingsskift på bunnen av den siste siden som ikke skal ha bunntekst, i vårt tilfelle nedenfor innholdsfortegnelsen. Før vi gjør dette kan det være verdt å nevne to små innstillinger. For å gjøre det lettere å se hvor inndelingsskiftet kommer kan det være greit å aktivere Vis alt [Show/Hide].
Tilpasse skjermbildet
- Hjem [Home]
- Aktiver Vis alt [Show/Hide]
Den andre innstillingen er å vise informasjon om inndeling på statuslinjen. I dokumenter med flere inndelinger er det greit å være mest mulig oppmerksom på dette.
- Høyreklikk på statuslinjen.
- Sørg for at Inndeling [Section] er aktivert.
Dette gjør at det hele tiden vises hvilken inndeling markøren befinner seg i på statuslinjen. Dette er for øvrig en programinnstilling, og vil da vise denne informasjonen i alle dokumenter.
Sett inn inndelingsskift
Da er vi klare til å sette inn inndelingsskiftet. Vi starter med å plassere markøren nedenfor innholdsfortegnelsen, og velger Oppsett > Skift [Layout > Breaks]. Hvilket inndelingsskift som er hensiktsmessig å bruke vil variere fra gang til gang. Dersom man har et sideskift etter innholdsfortegnelsen, noe som er veldig vanlig, vil det sannsynligvis være mest praktisk å slette sideskiftet og velge Neste side [Next Page] fra menyen. I vårt tilfelle har vi allerede sideskift knyttet til stilen Overskrift 1 så vi velger i stedet Kontinuerlig [Continuous].
Inndelingsskiftet vises på følgende måte i dokumentet:
Neste steg blir nå å få markøren inn bunntekstfeltet. Vi klikker et eller annet sted på den første siden som skal ha sidenummerering og velger Sett inn > Bunntekst > Rediger bunntekst [Insert > Footer > Edit Footer].
Legg merke til at dette er da bunntekst for inndeling 2 (A), og at denne er koblet til forrige inndeling (B). Vi ønsker som nevnt at det er på denne siden nummereringen i bunnteksten skal starte, så vi vil da at inndeling 2 ikke skal kobles til forrige. Noe vi gjør ved å deaktivere Koble til forrige [Link to Previous].
OBS! Dersom toppteksten også skal være ulik i de to inndelingene må den samme knappen deaktiveres for toppteksten også. Når dette er gjort kan vi sette inn sidetallene i bunnteksten på samme måte som tidligere, f.eks. via Utforming > Sidetall > Nederst på siden [Design > Page Number > Bottom of Page]. Resultatet ble i vårt tilfelle dette:
Resten av dokumentet har en tilsvarende, mens bunnteksten på de tre første sidene fortsatt er tom.
Kommentar
På tilsvarende måte kan man sette inn flere inndelingsskift andre steder i dokumentet, og ved å deaktivere «koble til forrige» ha ulik informasjon i topp- og bunntekstfeltene. Her er det også verdt å nevne at det er mer enn topp- og bunntekst som er knyttet til en inndeling. Dersom det gjøres endringer i Utskriftsformat, altså marger, retning, størrelse eller spalter, vil dette i utgangspunktet kun skjer i den inndelingen man befinner seg i.
Sidetallet som vises skal være noe annet enn det faktiske sidetallet
I denne varianten av sidenummerering er utfordringen litt større. Dokumentet er på 19 sider totalt, med en egenlagd forside, to siders innholdsfortegnelse og 16 sider med innhold. I innholdsdelen er det i tillegg brukt spalter, slik at innholdet består av mer enn en inndeling. Resultatet vi er ute etter er at de tre første sidene skal ikke ha sidetall eller antall sider i bunnteksten, mens resten av dokumentet skal ha disse to tingene. I tillegg skal den første siden av innholdet, altså faktisk side 3, nummereres som side 1, og antall sider skal være 16.
Resultatet skal altså bli som følger:
- Forside: ingen bunntekst og skal ikke telle med i antallet sider.
- Innholdsfortegnelsen: ingen bunntekst og skal ikke telle med i antallet sider.
- Faktisk side fire: Side 1 av 16.
- Faktisk side fem: Side 2 av 16.
- Osv.
Første del av løsningen i dette tilfellet er den samme som i forrige eksempel. For å kunne differensiere på bunnteksten må vi ha et inndelingsskift nedenfor innholdsfortegnelsen.
Vi starter med å plassere markøren nedenfor innholdsfortegnelsen, og velger Oppsett > Skift [Layout > Breaks]. Siden vi har sideskift knyttet til stilen Overskrift 1 velger vi inndelingsskiftet Kontinuerlig [Continuous].
Inndelingsskiftet vises på følende måte i dokumentet:
Bruk av bokmerker
For å få inn riktig sidetall og antall sider skal vi i dette eksemplet gjøre det på en litt «uvanlig» måte ved å bruke en formel som bruker plasseringen til et bokmerke. Det skal nevnes at for å få riktig sidetall vil det være et alternativ å formatere sidetallet til å starte på en nedenfor innholdsfortegnelsen. Antall sider er derimot en annen problemstilling. Dersom innholdet i dokumentet kun bestod av en inndeling ville feltetSectionPagesgitt riktig antall, men siden det er brukt spalter vil dette feltet gi feil antall. Spalter forutsetter som kjent inndelingsskift så vi må ha en løsning som teller antall sider på tvers av inndelinger. Her kommer bokmerkene inn i bildet.
Sett inn bokmerker
Vi starter med å sette inn to bokmerker, ett på begynnelsen av innholdet og ett på slutten. Vi plasserer markøren i starten av den første overskriften og velgerSett inn > Bokmerke[Insert > Bookmark]. Skriver inn et navn for bokmerket, i vårt tilfelleDokStart, og klikkerLegg til [Add].
På samme måte plasserer vi markøren nederst og setter inn et bokmerke, DokSlutt, på samme måte.
Dersom det er ønskelig å se hvor bokmerkene er plassert kan dette aktiveres via:
Fil > Alternativer > Avansert > Vis bokmerker [File > Options > Advanced > Show Bookmarks]
Deretter plasserer vi markøren i bunntekstfeltet. Vi klikker et eller annet sted på den første siden som skal ha sidenummerering og velger Sett inn > Bunntekst > Rediger bunntekst [Insert > Footer > Edit Footer].
Dette er da bunntekst for inndeling 2 (A), og denne er koblet til forrige inndeling (B). Vi ønsker som nevnt at det er på denne siden nummereringen i bunnteksten skal starte, så vi vil at inndeling 2 ikke skal kobles til forrige. Noe vi gjør ved å deaktivere Koble til forrige [Link to Previous].
Vi skal som sagt lage to formler som gir oss riktig sidetall og antall sider, og i den forbindelse kommer vi til å bruke to hurtigtaster for å sette inn felt og vise feltkoder i stedet for resultatet av feltene, og to ulike felt.
Ctrl + F9 – Setter inn et tomt felt.
Alt + F9 – Bytter mellom feltkoder og feltenes resultat (alle felt i dokumentet).
{ PAGE } – Felt som viser sidetall.
{ PAGEREF bokmerkenavn } – Kryssreferanse til sidetallet et bokmerke befinner seg på.
Sett inn formler
Neste steg blir å opprette sidenummereringen. Vi starter med å skrive inn teksten «Side» og legge til et mellomrom. Herfra og ut blir det å følge en liten oppskrift «slavisk», og første del blir sidetallet.
Vi trykker Ctrl + F9 for å sette inn et nytt felt, og skriver et likhetstegn (=) og trykker mellomrom.
Ctrl + F9, og skriver PAGE.
Plassere markøren bak felttegnet for PAGE og trykker mellomrom og et minustegn (bindestrek) og nytt mellomrom.
Ctrl + F9, og skriver PAGEREF DokStart (DokStart er navnet på det første bokmerket).
Plassere markøren bak felttegnet for PAGEREF og trykker mellomrom, og skriver +1. Resultat (Den andre versjonen nedenfor viser en rød prikk der det er et mellomrom):
Vi plasserer markøren bakerst, legger til et mellomrom og skriver teksten «av» og lager et nytt mellomrom.
Ctrl + F9 for å sette inn et nytt felt, og skriver et likhetstegn (=) og trykker mellomrom.
Ctrl + F9, og skriver PAGEREF DokSlutt (DokSlutt er navnet på det siste bokmerket).
Plassere markøren bak felttegnet for PAGEREF og trykker mellomrom og et minustegn (bindestrek) og nytt mellomrom.
Ctrl + F9, og skriver PAGEREF DokStart (DokStart er navnet på det siste bokmerket).
Plassere markøren bak felttegnet for PAGEREF og trykker mellomrom, og skriver +1. Resultat av del 2 (Det andre versjonen nedenfor viser en rød prikk der det er et mellomrom):
Bunnteksten ser nå slik ut:
Trykk Alt + F9 for å vise resultatet av feltkodene i stedet for selve feltkodene.
Kommentar
Formelen som gir antall sider i dette eksemplet gir det riktige antallet sider på tvers av inndelinger, og gjør at sidenummereringen ikke er avhengig av at det ikke settes inn inndelingsskift i innholdsdelen av dokumentet. Denne løsningen forutsetter imidlertid at de to bokmerkene ikke slettes. På den annen side vil andre alternative løsninger også ha sine egne forutsetninger.
Hev din Word-kompetanse
Delta på et av våre Word kurs og lær hvordan du jobber smart og effektivt med Word!
Sjekk også vår YouTube-kanal for korte videoer om Word.