Måten de fleste PowerPoint-presentasjoner gjennomføres på er stort sett at man starter med å vise første lysbilde, går videre til andre, så tredje osv. I seg selv er jo dette en trygg måte å gjennomføre en presentasjon, men samtidig også en måte som gir «utfordringer» dersom det er behov for å tilpasse presentasjonen til hver enkelt gruppe. Med litt planlegging kan man lage en klikkbar agenda i en presentasjon, det gir mer fleksibilitet.
Hvorfor gjøre det annerledes?
Det korte svaret på spørsmålet er rett og slett for å gjøre det lettere å holde en bedre presentasjon. Deltakerne får ofte et positivt inntrykk hvis man kan endre/tilpasse rekkefølgen “der og da”. Ved å kombinere tilpassede fremvisninger og hyperkoblinger vil man nettopp få denne fleksibiliteten.
Eksempel
I dette eksemplet skal agendaen fungere på følgende måte:
- Klikk på bildet av tomat skal vise lysbilde tre og fire, deretter gå tilbake til agendalysbildet.
- Klikk på salat skal vise lysbilde fem og seks, så agendaen.
- Klikk på paprika skal vise lysbilde sju og åtte, så agendaen.
Under kan du se video av hvordan det gjøres. Merk at artikkelen har med viktige detaljer som ikke kommer med i videoen, så vi anbefaler at du leser denne også.
Tilpasset fremvisning
I dette tilfellet vil det være behov for en tilpasset fremvisning for hvert av de tre produktene. Dette gjøres fra
Lysbildefremvisning > Egendefinert lysbildefremvisning > Tilpassede fremvisninger
(Slide Show > Custom Slide Show > Custom Shows).
Velg Ny i dialogboksen som vises.
- Gi fremvisningen et navn.
- Velg aktuelle lysbilder.
- Klikk for å legge til i fremvisningen.
- Endre eventuelt rekkefølgen på lysbildene i den tilpassede fremvisningen.
Lag tilsvarende en ny tilpasset fremvisning for hvert «tema».
OBS!
Dersom presentasjonen viser lysbildenummer vil et lysbilde i en tilpasset fremvisning vise nummeret det har i totalpresentasjonen, ikke i den tilpassede fremvisningen. Dette kan være et argument for å la være å vise lysbildenummer slik at det ikke blir så tydelig at man «hopper» frem og tilbake i presentasjonen.
Hyperkoblinger
Etter at de tilpassede fremvisningene er opprettet er neste steg å legge til navigasjonen ved hjelp av hyperkoblinger.
- Merk det man skal kunne klikke på
- Velg Sett inn > Hyperkobling (Insert > Hyperlink)
- Gir tilgang til lysbildene og de tilpassede fremvisningene i presentasjonen.
- Velg den aktuelle tilpassede fremvisningen.
- Ved å aktivere denne innstillingen vil presentasjonen automatisk gå tilbake til lysbilde med hyperkoblingen.
OBS!
Her er det fort gjort å glemme bort innstillinger for Vis og gå tilbake (Show and return). Dersom denne ikke er aktivert vil altså fremvisningen ikke gå tilbake til lysbildet som har hyperkoblingen, men fortsette til neste «ikke-skjulte» lysbilde i rekkefølgen.
Ekstra tilpasning
I et tilfelle som dette eksemplet illustrerer vil man sannsynligvis ønske å gjøre en ting til. Når man trykker «neste» i en presentasjon vises naturligvis det neste lysbildet i rekkefølgen, noe som i dette eksemplet vil medføre at de ulike produktlysbildene kan bli vist to ganger. For å unngå dette er det flere alternative løsninger:
- Plassere lysbildene med informasjon om de ulike produktene etter det siste lysbildet i presentasjonen.
- Skjule produktlysbildene, noe som vil medføre at når man trykker neste vil det disse lysbildene hoppes over.- Lage en hyperkobling som går til det første lysbilde etter produktlysbildene.
Kommentarer
Ved å bruke slik funksjonalitet er det enkelte momenter det er greit å være oppmerksom på:
- Hvis det er flere som bruker presentasjonen er det en fordel å informere om hvordan lysbildene er bygd opp, og hvordan de kan brukes. Dette kan f.eks. legges i notatfeltet.
- Uthevingsanimasjon med utløser vil kunne vise hvilke temaer på agendaen som allerede har blitt vist (se videoen for kort demo av dette).
- Det kan være en fordel å øve litt mer enn man kanskje er vant til med en sånn type oppbygning – noen gamle vaner kan være «vonde å vende».
Hev din PowerPoint-kompetanse
Delta på et av våre PowerPoint kurs og lær hvordan du jobber smart og effektivt med PowerPoint!
Sjekk også vår YouTube-kanal for korte videoer om PowerPoint.