De fleste er godt kjent med tradisjonell møtebooking i Outlook, men kalenderen kan også brukes til å styre andre aktiviteter. Ideen er at du setter av tid i kalenderen og prøver å følge denne, i stedet for å la hverdagen bli styrt av innkommende e-post. Ved å tenke litt proaktivt kan du raskt få en smart bruk av kalenderen i Outlook.
Sjansene for å få utført dine aktiviteter øker faktisk med 75% hvis du plasserer dem i Outlook-kalenderen!
Legg inn faste, regelmessige aktiviteter som “Personalmøte”, “Lese e-post”, osv. i tillegg til oppgaver som “Utarbeide budsjett”, “Skrive stillingsannonse” m.m. Private aktiviteter kan enkelt anonymiseres.
For at du ikke skal fremstå som utilgjengelig i Outlooks møteplanlegger for alle andre, kan du eventuelt definere deg som “Ledig”, hvis du ønsker det.
Hva med alle uforutsette ting som “ødelegger” dagen for deg? Jo, planlegg en eller flere daglige bolker med “Uforutsett” i kalenderen som ut fra dine erfaringer dekker opp dette.
Om du velger å bruke Outlook-kalenderen på denne måten, er det smart å la Outlook som standard åpne kalenderen når du starter programmet. Vanligvis kommer du direkte til innboksen i Outlooks e-postvindu. (Da er det ofte lett å “hoppe” på en e-post i innboksen – dvs. Outlook styrer din dag, i stedet for at du styrer dagen ved hjelp av Outlook).
Ved å jobbe etter denne metoden hjelper Outlook deg med å strukturere og planlegge hverdagen din!
Anonymisere en aktivitet
Når du oppretter en avtale for en aktivitet kan du enkelt anonymisere den ved å markere den som privat.
Se etter denne:
Vise tid som ledig
Når du oppretter en avtale kan du sette tiden som ledig. Klikk på boksen for hvordan avtalen skal vises.
Se etter denne:
Vise kalenderen som standard når Outlook åpnes
Klikk Fil -> Alternativer -> Avansert -> Start Outlook i denne mappen.
Klikk Bla gjennom og velg Kalender.
Hev din Outlook-kompetanse
Delta på et av våre Outlook kurs og lær hvordan du jobber smart og effektivt med Outlook!
Sjekk også vår YouTube-kanal for korte videoer om Outlook.