En av fordelene med å bruke Tema-funksjonaliteten i Office er muligheten for å få et felles overordnet utseende for alle typer dokumenter på tvers av Office-programmene. Ofte er dette en problemstilling som starter når man skal lage en PowerPoint-mal, da det er i presentasjoner fargebruken er spesielt tydelig. I realiteten er det til en viss grad «smak og behag» med tanke på hvilket program man bruker for å opprette disse komponentene. I denne artikkelen vil vi fokusere på håndteringen av temafarger, men prinsippene gjelder for alle delene. Altså hvordan få firmafarger i alle Office-programmer.
Aller først en liten forklaring av hvordan tema-delen henger sammen i Office. Et tema består av tre ulike deler; temafarger, temaskrifter og temaeffekter. Man kan opprette egendefinerte temafarger og temaskrifter, men ikke temaeffekter. Dersom man lagrer et egendefinert tema vil dette inneholde informasjon om hvilke temafarger, temaskrifter og temaeffekter som skal påføres et dokument / en mal. Alle dokumenter og maler i de tre Office-programmene har en knytning til et tema, som standard er dette temaet som heter Office. Videre i denne artikkelen skal vi altså se på hvordan dette kan endres slik at nye dokumenter følger firmaets fargeprofil.
Her kan du se en video om firmafarger i Office, den viser de samme tingene som denne artikkelen.
Opprette temafarger i Office
Temafargene kan opprettes i et hvilket som helst Office-program. I dette eksemplet kommer vi til å bruke PowerPoint, men det er helt «hipp som happ». Gjør følgende i PowerPoint:
- Opprett en ny presentasjon og velg kategorien Utforming [Design].
- Klikk mer-knappen i gruppen Varianter [Variants].
- Velg Farger [Colors]
- Tilpass farger [Customize Colors] nederst på menyen.
- Klikk de ulike fargevalgene i tur og orden og velg Flere farger [More colors] og legg inn RGB kodene til den aktuelle fargen.
- Når alle fargene er definert, skriv inn et navn for det nye fargetemaet og klikk Lagre [Save]
Det nye fargetemaet vises øverst i listen.
På maskinen du opprettet det nye oppsettet er dette nå tilgjengelig i alle de ulike Office programmene.
Distribuere temafarger til alle ansatte
I større virksomheter er dette gjerne noe IT-avdelingen håndterer og har rutiner for å gjennomføre. Dersom man ikke har noen som sørger for slike ting internt, og det skal gjøres tilgjengelig for et lite antall brukere kan selvfølgelig fargetemaet manuelt kopieres til riktig mappe hos hver enkelt.
Som standard lagres egendefinerte temafarger i en mappe lokalt på maskinen på denne filbanen:
C:\Users\’brukernavn’\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes\Theme Colors
Alternativt:
C:\Users\’brukernavn’\AppData\Roaming\Microsoft\Maler\Document Themes\Theme Colors
Temafarger som plasseres i denne mappen vil automatisk være tilgjengelig i alle programmene. Med andre ord kan egendefinerte temafarger distribueres ved å plassere den opprettet xml-filen i tilsvarende mappe hos alle brukerne internt.
Innstillinger for filplasseringer i Word
Word har enkelte innstillinger som brukes av alle Office-programmene, blant annet hvor brukermaler og arbeidsgruppemaler skal hentes fra. Filbanen ovenfor er en av disse. I Word finner du de to innstillingene via Fil -> Alternativer -> Avansert -> Filplasseringer [File -> Options -> Advanced -> File Locations].
Dersom xml-filen med temafargene plasseres i undermappe «\Document Themes\Theme Colors» på en av disse stedene vil de være tilgjengelig for alle brukerne.
Et aspekt det er greit å være oppmerksom på her er dersom filplasseringen for arbeidsgruppemaler peker til en mappe på et fellesområde vil temafargene kun være tilgjengelig når man er tilkoblet nettverket hvor filserveren befinner seg. Av denne grunn er det en del virksomheter som foretrekker å bruke en mappe lokalt på maskinen og plassere fellesmaler der, nettopp for å sørge for at alle har tilgang til malene også når de ikke er tilkoblet jobbnettverket.
Dette vil gjøre at alle, på eget initiativ, kan påføre firmafargene på ulike dokumenter ved behov. Det er dog ikke noe forutsetning at alle brukerne har det aktuelle fargeoppsettet for at det skal kunne brukes i interne maler.
Bruke temafarger i PowerPoint
Åpne den interne malen og gjør følgende:
- Velg kategorien Visning -> Lysbildemal [View -> Slide Master].
- Klikk knappen Farger [Colors] og velg firmafargene.
- Klikk Lukk malvisning [Close Master View]
- Lagre og lukk malen.
Alle som bruker den interne PowerPoint-malen vil nå alltid få de riktige fargene i nye presentasjoner.
Angi en firmamal som standard for nye presentasjoner
Dersom en PowerPoint-mal med filnavn Blank.potx plasseres i følgende mappe vil den aktuelle malen bli brukt som standard-mal for nye filer som opprettes.
C:\Users\’brukernavn’\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
OBS! Dette er den samme filplasseringen for «brukermaler» som henter sin innstilling fra Word som beskrevet under «Innstillinger for filplasseringer i Word».
Dersom en bruker skal opprette en ny presentasjon basert på den «hvite og tomme» Microsoft malen må de da i så fall velge Fil -> Ny -> Tom presentasjon [File -> New -> Blank Presentation]. Hurtigtasten Ctrl + N vil lage en ny presentasjon med firmamalen.
Bruke temafarger i Word
Firmafargene kan påføres ulike Word-maler på følgende måte:
- Åpne malen
- Velg kategorien Utforming [Design]
- Klikk knappen Farger [Colors] og velg firmafargene fra listen
- Lagre og lukk malen
Denne fremgangsmåten må gjentas for hver enkelt malfil, inklusive Normal.dotx som brukes for nye standarddokumenter.
Bruke temafarger i Outlook
Selv om det ikke er spesielt mye benyttet i ulike virksomheter kan firmafarger også brukes i Outlook på samme måte som i de andre Office-programmene. I vinduet for ny e-post, avtale, møteinnkalling osv. kan firmafargene påføres på denne måten:
- Velg kategorien Formater tekst [Format Text]
- Klikk Endre stiler -> Farger [Change Styles -> Colors]
- Velg firmafargene fra listen
Angi firmafarger som standard for nye elementer
Nye elementer i Outlook er også basert på en mal som kan tilpasses. Denne malen finner du også under filbanen for «brukermaler», som standard C:\Users\’brukernavn’\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
Malen Outlook bruker er en Word-mal med filnavn NormalEmail.dotm
- Åpne malen
- Velg kategorien Utforming [Design]
- Klikk knappen Farger [Colors] og velg firmafargene fra listen
- Lagre og lukk malen
Bruke temafarger i Excel
I Excel er problemstillingen litt mer komplisert. Når man oppretter nye tomme arbeidsbøker brukes en «mal» som ikke kan endres på en måte som gir ønsket resultat i denne sammenhengen. Det man kan gjøre er å opprette en malfil og plassere den i Excel-startup mappen, men her vil det uansett forutsette at brukerne gjør ting på «riktig» måte for å få de interne temafargene frem.
Som beskrevet tidligere, under «Distribuere temafarger til alle ansatte», vil firmafargene være valgbare i alle filer når de plasseres i en av de to filbanene Word administrerer.
Dersom man har maler for ulike typer arbeidsbøker, f.eks. timelister, faktura, reiseutgifter osv., kan man påføre firmafargene på samme måte som i Word-maler:
- Åpne malen
- Velg kategorien Sideoppsett [Page Layout]
- Klikk knappen Farger [Colors] og velg firmafargene fra listen
- Lagre og lukk malen
Skal firmafargene knyttes til nye tomme arbeidsbøker må det opprettes en, eller flere, mal/maler denne/disse må plasseres på riktig sted. Videre følger en oppskrift for dette, og noen «obs» punkter.
Filplassering for Excel-start mappen
Før man oppretter en mal med knytning til firmafargene kan det være greit å sjekke hvor denne skal plasseres. Denne informasjonen ligger på et sted de færreste har noe forhold til …
I Excel, velg Fil -> Alternativer -> Klareringssenter -> Innstillinger for klareringssenter -> Klarerte plasseringer [File -> Options -> Trust Center -> Trust Center Settings -> Trusted Locations].
Her finner du en filbane til mappen XLSTART (Standardplassering for Excel: Brukeroppstart), notér deg denne banen, dette blir lagringssted når du lager den nye malen og stedet hvor malen må plasseres hos alle brukerne.
Lage mal for nye tomme arbeidsbøker
Opprett en ny arbeidsbok i Excel.
- Velg kategorien Sideoppsett [Page Layout]
- Klikk Farger [Colors] og velg firmafargene fra listen
- Velg Fil -> Lagre som -> Bla gjennom [File -> Save as -> Browse]
- Bytt filtype til Excel-mal [Excel Template]
- Naviger til filbanen for XLSTART-mappen (Den du noterte tidligere)
- Fjern tallet som står bak foreslått filnavn.
- Lagre malen, og lukk deretter Excel.
OBS! Filnavnet må være i tråd med det foreslåtte navnet for aktuelle språkversjoner. Dersom IT skal sørge for at brukere som har Office-programmene på ulike visningsspråk, f.eks. norsk, engelsk eller tysk, skal kunne få riktige firmafarger, må det være en mal pr. språk med riktig filnavn. I et slikt eksempel vil man da ha tre malfiler; Bok.xltx, Book.xltx og Buch.xltx. Administrativt er det sannsynligvis enklere å «pushe ut» en malfil pr. språk i stedet for å sørge for at hver ansatt får en malfil for sitt språk. Hvis man vet at alle ansatte har Office-programmene med samme visningsspråk holder det å lage en mal.
Forutsetninger for at det skal fungere
Konsekvensen av å legge en Excel-mal i mappen XLSTART er at Excel kan opprette nye arbeidsbøker basert på malen, men her kommer «fallgruvene» inn i bildet.
I Excel er det en oppstartsinnstilling som bestemmer hva som skal skje når programmet starter, om man skal komme til «Startskjermen» først eller ikke. Denne innstillingen finner du via Fil -> Alternativer -> Generelt – > Vis startskjermen når dette programmet starter [File -> Options -> General -> Show the Start screen when this application starts].
Her er en kort forklaring til hva som skjer med og uten denne innstillingen aktivert.
Startskjermen vises når programmet startes:
Dersom man trykker Esc opprettes en ny tom arbeidsbok med firmafargene.
Klikker man på Tom arbeidsbok opprettes en ny arbeidsbok uten firmafargene.
Når man har en fil åpen:
Trykker man Ctrl + N opprettes en ny tom arbeidsbok med firmafargene.
Velger man Fil -> Ny -> Tom arbeidsbok opprettes en ny arbeidsbok uten firmafargene.
Startskjermen vises ikke når programmet startes, man kommer direkte til en ny arbeidsbok:
Den nye arbeidsboken har firmafargene.
Trykker man Ctrl + N opprettes en ny tom arbeidsbok med firmafargene.
Velger man Fil -> Ny -> Tom arbeidsbok opprettes en ny arbeidsbok uten firmafargene
Oppsummering
Når det er opprettet et sett med temafarger er det relativt rett frem å sørge for at alle ansatte får riktig fargeoppsett i nye Word og PowerPoint dokumenter. For Excel kommer man ikke utenom at det er opp til hva hver enkelte ansatt gjør når en ny fil skal lages. Dersom man enten deaktiverer startskjermen i Excel eller «kurser» de ansatte i at de skal trykke Esc når startskjermen vises og Ctrl + N for å lage nye filer har man kommet et langt steg på veien. Og med firmafarge-filen plassert på riktig sted er man aldri mer enn to klikk unna å få de riktige fargene hvis man oppretter en ny Excel-fil på «feil» måte.
Hev din IT-kompetanse
Delta på et av våre Microsoft-kurs og lær hvordan du jobber smart og effektivt med Microsoft-programmer!
Sjekk også vår YouTube-kanal for korte videoer om ulike Microsoft-programmer.