12 områder der AI-assistenten Copilot bistår deg – og 3 fallgruver
Har du Microsoft 365, så har du også tilgang til AI-assistenten Copilot Chat for internett. Undersøkelser viser at kontorbrukere sparer tid og forbedrer kvaliteten på arbeidet ved å bruke en AI-assistent. Opplever du det som utfordrende å finne praktiske bruksområder for den i arbeidsdagen?
Under har vi listet opp 12 smarte bruksområdene for en AI-assistent på kontoret, hvilken versjon av Copilot som kreves til hva, samt eksempler på prompts du kan teste i Copilot Chat nå med engang. Avslutningsvis finner du 3 fallgruver du må unngå.
Finne informasjon
Den søker raskt gjennom store mengder data og finner relevant informasjon, enten det er i e-poster, dokumenter, eller på nettet. Du søker med naturlig språk, i motsetning til de tradisjonelle stikkordene, og får et resultat i naturlig språk tilbake. Du slipper dermed å åpne ulike sider for så å finne ut hvor svaret ligger. Dette sparer tid og sikrer at du har tilgang til oppdatert og god informasjon.
Med Copilot Chat finner du informasjon som er tilgjengelig på internett.
For å finne informasjon i e-post, dokumenter, etc. i din egen virksomhet kreves Copilot for M365.
Eksempel på prompt
Eksempel 1 (finne leverandør av teknisk kontorutstyr)
Gi meg en oversikt over alle firmaer som kan være totalleverandør av PCer, printere og annet teknisk kontorutstyr. Ønsker at firmaet skal ha fysisk tilstedeværelse i Drammen.
Eksempel 2 (finne informasjon om et tema)
Vi skal innføre et nytt datasystem i virksomheten. Hva er viktig å tenke på for at ansatte skal lykkes med overgangen og bruken av det nye systemet?
Eksempel 3 – krever Copilot for M365 (finne noe du vet du har, men ikke vet hvor ligger)
Jeg jobbet med et dokument i forrige måned relatert til en kunde på Elverum. Kan du finne det dokumentet?
Eksempel 4 – krever Copilot for M365 (finne ut av noe du lurer på internt i virksomheten)
Hvilke retningslinjer gjelder hos oss når man skal leie inn en konsulent til å gjøre en intern jobb?
Delta på den store AI, Copilot og Microsoft 365 seminardagen 10. desember i Oslo sentrum!
Sett av én dag og få kunnskapen og ferdighetene du trenger innen AI, Copilot og Microsoft 365, som vil revolusjonere måten du jobber på! Du velger fritt mellom 22 ulike sesjoner fra 4 parallelle spor, rettet mot ulike målgrupper og nivåer, så sett sammen din drømmedag og få kompetansen du behøver – Les mer
Som møtereferent
AI-assistenten kan ta notater under møter, oppsummere diskusjoner, fordele oppgaver, lage oppfølgingspunkter, med mere. Dette sikrer at ingenting blir glemt og at alle er på samme side etter møtet.
Det mest praktiske er å bruke Copilot for M365 som er en integrert del av Teams, men man kan kopiere den transkriberte teksten fra et Teams-møte inn i Copilot Chat. Der kan man maks kopiere 128000 tegn inn i prompt-feltet. Dette tilsvarer teksten fra et 3-4 timers møte. Man kan også dele teksten inn i mindre bolker om tekstlengden overskrider maksgrensen.
Viktig! Muligheten til å gjøre tale om til tekst i et Teams-møte krever at IT har skrudd på muligheten for å transkribere møter. Det kreves ingen ekstra lisenser for å aktivere dette.
Eksempel på prompt
Eksempel 1 (Oppsummere et møte og fordele oppgaver)
Gi meg en kort oppsummering av dette møtet, samt en tabell med oversikt over oppgaver som ble fordelt på møtet og hvem som initierte de.
«Thomas: Hei alle sammen, takk for at dere kunne komme til dette møtet. Jeg vil gjerne diskutere Microsoft Places og hvordan vi kan bruke det i vår organisasjon.
Kari: Ja, jeg har hørt litt om det. Det er en tjeneste som hjelper med å administrere kontorplasser og hybride arbeidsmiljøer, ikke sant?
Lillian: Det stemmer, Kari. Microsoft Places gir oss muligheten til å optimalisere bruken av kontorplassene våre. Vi kan se hvem som er på kontoret, reservere møterom, og til og med finne de beste stedene å jobbe basert på våre behov.
Emil: Jeg liker ideen om å kunne se hvem som er på kontoret. Det gjør det lettere å planlegge møter og samarbeid. Men hvordan fungerer det i praksis?
Thomas: Godt spørsmål, Emil. Tjenesten bruker data fra våre kalendere og sensorer på kontoret for å gi oss en oversikt over tilgjengelighet og bruk. Det betyr at vi kan få sanntidsinformasjon om hvilke områder som er ledige og hvem som er til stede.
Kari: Det høres veldig praktisk ut. Jeg er spesielt interessert i hvordan det kan hjelpe oss med å redusere kostnader ved å bruke kontorplassen mer effektivt.
Lillian: Absolutt, Kari. Ved å ha en bedre forståelse av hvordan kontorplassen brukes, kan vi justere våre ressurser deretter. For eksempel, hvis vi ser at et bestemt område sjelden brukes, kan vi vurdere å omdisponere det eller redusere leieutgiftene.
Emil: Jeg ser også potensialet for å forbedre medarbeidernes trivsel. Hvis folk vet at de kan finne et rolig sted å jobbe eller et område for samarbeid, kan det øke produktiviteten og tilfredsheten.
Thomas: Enig, Emil. Det er viktig at vi skaper et arbeidsmiljø som støtter både individuelle behov og teamarbeid. Jeg tror Microsoft Places kan være et verdifullt verktøy for oss.
Kari: Hvordan kommer vi i gang med å implementere dette?
Thomas: Vi må først kartlegge våre nåværende behov og hvordan vi bruker kontorplassen i dag. Deretter kan vi sette opp Microsoft Places og begynne å samle inn data. Jeg foreslår at vi starter med en pilotfase for å teste funksjonaliteten.
Lillian: Det høres ut som en god plan. Jeg kan ta ansvar for å koordinere pilotfasen og samle inn feedback fra teamet.
Emil: Flott, Lillian. Jeg kan hjelpe til med teknisk oppsett og integrasjon med våre eksisterende systemer.
Thomas: Perfekt. La oss sette i gang med dette så snart som mulig. Takk for gode innspill, alle sammen!»
Eksempel 2
Var det noen temaer på dette møtet som ikke ble avklart: «[Tekst fra møtet]»
Styre arbeidsdagen
AI-assistenten kan hjelpe deg med å holde oversikt over viktige møter, oppgaver og e-poster. Den kan oppsummere kommende arbeidsdag, foreslå prioriteringer og holde deg ajour.
Dette krever Copilot for M365, da det kun er denne varianten som har tilgang til din e-post, kalender og dine data i virksomheten.
Eksempel på prompt
Eksempel 1 – krever Copilot for M356 (få en oversikt over ting som glapp forrige uke)
Gi meg en tabell med oversikt over e-post og chat fra forrige uke der jeg ble spurt om å bistå noen, men hvor jeg ikke har besvart henvendelsen.
Eksempel 2 – krever Copilot for M356 (forberede seg til et møte)
Hjelp meg med å forberede meg til /[Møtetittel]. Hva er agendaen for møtet og har jeg ansvar for noen av agendapunktene? Hvis jeg er ansvarlig for noe, list opp filer med relevant innhold for de temaene.
PS! I Copilot for M365 kan du referere til interne møter, dokumenter, etc. du ønsker å jobbe med. Dette gjør man ved å sett inn en skråstrek / påfulgt av navnet til det du ønsker å henviser til.
Oppsummere tekster
Lange dokumenter, e-postdiskusjoner og chat-samtaler oppsummeres raskt og effektivt. Dette gjør det enklere å få en oversikt over viktig informasjon uten å måtte lese gjennom alt i detalj.
Du kan lime inn opptil 128000 tegn med tekst inn i Copilot Chat og bearbeide den der. Så du kan enkelt kopiere en diskusjon fra e-post eller chat, innholdet fra et dokument, etc. inn i Copilot Chat og få en oppsummering eller stille spørsmål rundt innholdet. Om du har et dokument kan du eventuelt konvertere det til PDF, åpne det i nettleseren Edge og bruke Copilot-sidepanelet. Om du har Copilot for M365 kan dette gjøres direkte i programmet du allerede er i.
Eksempel på prompt
Eksempel 1 (oppsummere en e-postdiskusjon)
Gi en kort oppsummering av e-postdiskusjonen under:
Fra: Kari Nordmann
Sendt: 18. november 2024 09:15
Til: Ole Hansen, Per Olsen, Anne Larsen
Emne: SV: Leveranse av datasystem og frister
Hei Ole,
Jeg trodde fristen var den 25. november? Jeg har planlagt alt arbeidet mitt rundt denne datoen. Kan vi få en avklaring på dette?
Mvh,
Kari
Fra: Per Olsen
Sendt: 18. november 2024 09:30
Til: Ole Hansen, Kari Nordmann, Anne Larsen
Emne: SV: Leveranse av datasystem og frister
Hei,
Jeg er enig med Kari. Jeg har også forstått at fristen er den 25. november. Hvis det er den 30., må jeg omprioritere noen oppgaver. Kan vi få en endelig bekreftelse?
Hilsen,
Per
Fra: Anne Larsen
Sendt: 18. november 2024 09:45
Til: Ole Hansen, Kari Nordmann, Per Olsen
Emne: SV: Leveranse av datasystem og frister
Hei alle,
Jeg tror det har skjedd en misforståelse. Ole, du nevnte at vi skulle ha alt klart til testing innen den 25. november, men den endelige leveransen til kunden er den 30. november. Er det riktig?
Mvh,
Anne
Fra: Ole Hansen
Sendt: 18. november 2024 10:00
Til: Kari Nordmann, Per Olsen, Anne Larsen
Emne: SV: Leveranse av datasystem og frister
Hei igjen,
Beklager forvirringen. Anne har rett. Vi må ha alt klart og testet innen den 25. november, slik at vi kan levere til kunden den 30. november. Bekrefter alle at dette er forstått?
Mvh,
Ole
Eksempel 2 (oppsummere en hvilken som helst tekst)
Gi meg en oppsummering av denne teksten: «[En tekst på opptil 16000 tegn]»
Sammenligne tekster
Den kan sammenligne avtaler, tilbud og kontrakter for å identifisere forskjeller og likheter. Dette er spesielt nyttig når du trenger å sikre at alle dokumenter er konsistente og oppdaterte.
Om man har flere store dokumenter som skal sammenlignes er det helt klart enklest om man har Copilot for M365, hvor man enkelt kan sammenligne innhold ved å henvise til filene i prompten, alternativt bruke sammenlignings-funksjonen i OneDrive og SharePoint. Om man skal bruke Copilot Chat til dette må man trekke ut tekstbolker man ønsker å sammenligne og legge disse inn i en stor prompt.
Eksempel på prompt
Eksempel 1 (sammenligne tilbud fra to ulike leverandører)
Sammenligne disse tekstene:
«Bestillingen omfatter 1000 enheter a 5,77 kg til kr 390,- per stykk. I tillegg kommer fraktkostnader på kr 2000 per tonn. Varene leveres til deres lokaler i Oslo sentrum.»
«Ordren består av 750 enheter på 6,5 kg hver, til en pris av kr 450,- per enhet. I tillegg påløper fraktkostnader på kr 2500 per tonn. Varene henter dere på vårt lager i Vestby.»
Eksempel 2 (sammenligne avbestillingsvilkår fra to ulike leverandører)
Sammenligne disse tekstene:
«For å få full refusjon, må avbestilling skje minst 14 dager før den avtalte tjenestedatoen. Hvis avbestillingen skjer mellom 7 og 14 dager før tjenestedatoen, vil det påløpe et gebyr på 50% av totalbeløpet. Avbestillinger som gjøres mindre enn 7 dager før tjenestedatoen, vil ikke bli refundert. Dette betyr at du får full refusjon ved avbestilling minst 14 dager før, 50% refusjon ved avbestilling mellom 7 og 14 dager før, og ingen refusjon hvis avbestillingen skjer mindre enn 7 dager før tjenestedatoen.»
«For å motta full refusjon, må avbestilling skje minst 30 dager før den planlagte tjenestedatoen. Avbestillinger som gjøres mellom 15 og 30 dager før tjenestedatoen, vil medføre et gebyr på 25% av totalbeløpet. Dersom avbestillingen skjer mindre enn 15 dager før tjenestedatoen, vil det påløpe et gebyr på 75% av totalbeløpet. Følgelig vil du få full refusjon ved avbestilling minst 30 dager før, 75% refusjon ved avbestilling mellom 15 og 30 dager før, og kun 25% refusjon hvis avbestillingen skjer mindre enn 15 dager før tjenestedatoen.»
Skape innhold
Enten du skal skrive eller svare på e-post og chat, lage innhold til presentasjoner, artikler, avtaler, rapporter, tilbud eller rutiner, kan AI-assistenten hjelpe med å generere tekst som er godt formulert og relevant. Både fra bunnen av og basert på annet innhold du har.
Med Copilot Chat kan du enkelt skape all verdens innhold. Om innholdet skal baseres på eksisterende informasjon fra din virksomhet er det mest praktisk med Copilot for M365, der du konkret kan henvise til hvilke filer som det nye innholdet skal baseres på.
Eksempel på prompt
Eksempel 1 (lage innhold til en presentasjon)
Vi er et firma med 134 ansatte. 14 av de jobber på administrasjonen, 30 er selgere og 90 leverer sluttproduktet. Salgs- og leveranse-prosessene våre er ustrukturert og rotete, med bruk av Excel-lister og kaotiske e-post og chat dialog. Lag en grundig presentasjon til ledergruppen som forteller om utfordringene vi har i dag, og deretter hvordan innføring av Dynamics 365 Sales vil kunne løse våre utfordringer, samt gi oss ytterligere konkurransefortrinn. Ta også med et lysbilde til slutt som sier nå om veien videre om vi ønsker å innføre Dynamics 365 Sales. Ta med detaljerte tale-notater til hvert lysbilde.
PS! Bruker du dette promptet i PowerPoint får du en ok presentasjon, men den er langt fra ferdig. Så selv om du kun har tilgang til Copilot Chat gir dette deg et utrolig bra utgangspunkt til en presentasjon!
Eksempel 2 (lage forslag til en e-post)
Lag forslag til en selgende e-post jeg kan sende til kundene mine. Skal informere om at vi arrangerer seminaret «https://knowledgegroup.no/kurs/AI-seminar-Bli-en-mester-i-Copilot-for-Microsoft-365-p646238010», og at de er invitert.
PS! Når man henviser til en URL som gjort over er det en forutsetning av websiden er indeksert av Microsoft sin søkemotor Bing.
Forbedre egne tekster
Den hjelper med å forbedre tekstflyt, korrekturlesing, tone og stil. Den kan også forlenge eller forkorte tekster etter behov, slik at teksten passer bedre til formålet.
Det er enkelt å kopiere tekst inn i Copilot Chat og bearbeide den. Fordelen med Copilot for M365 er at man har disse mulighetene direkte inne i programmet man er.
Eksempel på prompt
(En dårlig skrevet tekst)
Forbedre denne teksten og gjør den mer formell: «På jobben har vi et stort problem fordi prosjektet vårt er forsinket. Det er mye forviring, og ingen vet hva de skal gjøre. Når vi trenger dem, er ressursene ikke tilgjengelige, og komunikasjonen mellom taemene er dårlig. Dette ha førte til mange feil og misforståelser, og vi klarer ikke og holde tidsfrister.»
Oversette tekst til andre språk
Den oversetter enkelt tekster til ulike språk. Dette er nyttig om du lager innhold eller kommuniserer med kunder og kollegaer på ulike språk.
Det er enkelt å kopiere tekst inn i Copilot Chat og oversette den til ønsket språk. Fordelen med Copilot for M365 er at man har disse mulighetene direkte inne i programmet man er.
Eksempel på prompt
(En tekst som skal oversettes til engelsk)
Oversett denne teksten til engelsk: «Vi står overfor betydelige utfordringer på arbeidsplassen, da prosjektet vårt er forsinket. Det hersker mye forvirring, og det er uklart hva som forventes av de ansatte. Når vi har behov for ressurser, er de ofte utilgjengelige, og kommunikasjonen mellom teamene er mangelfull. Dette har resultert i mange feil og misforståelser, og vi klarer ikke å overholde tidsfristene.»
Idemyldring
Den hjelper deg i en idemyldrings-prosess ved å foreslå nye vinkler og synspunkter. Dette kan være spesielt nyttig når du står fast og trenger inspirasjon til å komme videre med et prosjekt, en prosess eller lignende.
Her fungerer Copilot Chat veldig bra. Fordelen med Copilot for M365 er at man eventuelt kan henvise til interne dokumenter i prompten.
Eksempel på prompt
(Komme opp med nye ideer til hvordan man kan markedsføre tjenester)
Vi er et mindre firma som leverer åpne og interne it-kurs til virksomheter. Vi markedsfører våre tjenester via Google Ads, i digitale aviser og direkte via e-post. Kan du komme med forslag til noen nye markedsføringstiltak vi bør vurdere for å nå ut til flere kunder?
Analysere data
AI-assistenten analysere data for å identifisere løsninger, trender, mønstre og innsikter. Dette kan hjelpe deg med å ta informerte beslutninger basert på data.
Det er mye spennende man kan analyserer i Copilot Chat, men for avanserte analyser av store datamengder er Copilot for M365 i Excel et kraftigere og mer praktisk verktøy, spesielt med bruk av Copilot i Excel med Python. Det sagt, under er eksempler der Copilot Chat virkelig gjør nytten sin!
Eksempel på prompt
Eksempel 1 (analysere innholdet i to tilbud og kom med en anbefaling)
Jeg har fått tilbud fra to leverandører. Sammenligne disse tekstene og kom med en anbefaling:
«Bestillingen omfatter 1000 enheter a 5,77 kg til kr 390,- per stykk. I tillegg kommer fraktkostnader på kr 2000 per tonn. Varene leveres til deres lokaler i Oslo sentrum.»
«Ordren består av 750 enheter på 6,5 kg hver, til en pris av kr 450,- per enhet. I tillegg påløper fraktkostnader på kr 2500 per tonn. Varene henter dere på vårt lager i Vestby.»
Eksempel 2: (analyser historisk salg relatert til været og lag en prognose for neste år basert på pent vær)
Under er tabell som viser produkter vi selger om sommeren og omsetning per år. Det er også en kolonne med som beskriver værforhold gjeldende år. Været er basert på en skal fra 1 til 10, der 10 er mye sol og bra vær og 1 er mye regn og dårlig vær. Været påvirker salget for de enkelte produktene. Sommeren 2025 er det varslet veldig bra vær, og vi anslår at indikatoren vil være 9. Lag et estimat for hva omsetningen vil være per produkt for 2025 basert på tidligere omsetning og væreforhold. Forklar detaljert hvordan du kom frem til resultatet.
Produktnavn;År;Omsetning;Værforhold
Paraply;2020;203300;3
Paraply;2021;142000;5
Paraply;2023;240500;1
Paraply;2024;58500;7
Dykkemaske med snorkel;2020;89200;3
Dykkemaske med snorkel;2021;153000;5
Dykkemaske med snorkel;2023;32000;1
Dykkemaske med snorkel;2024;198900;7
Solkrem;2020;45400;3
Solkrem;2021;78300;5
Solkrem;2023;28500;1
Solkrem;2024;93200;7
Strandparasol;2020;28400;3
Strandparasol;2021;62100;5
Strandparasol;2023;15300;1
Strandparasol;2024;110400;7
Løse logiske utfordringer
Den kan hjelpe med å løse eller identifisere logiske eller matematiske utfordringer.
Her fungerer Copilot Chat og Copilot for M365 like bra (så framt ikke svaret må hentes av data som er en del av din virksomhet).
Eksempel på prompt
(Sette sammen team av utviklere som har tilsvarende mye erfaring)
Jeg har 10 utviklere med ulikt antall års erfaring som programmerer. Disse skal fordeles i 3 team. Hvert team skal ha så jevnt antall års samlet erfaring som mulig. Under ser du oversikt over utviklere og antall år erfaring. Lag forslag til 3 team for meg.
Utvikler;Erfaring
Ansatt 1;3
Ansatt 2;5
Ansatt 3;8
Ansatt 4;2
Ansatt 5;7
Ansatt 6;5
Ansatt 7;6
Ansatt 8;1
Ansatt 9;8
Ansatt 10;11
Lære deg nye ting
AI-assistenten kan hjelpe deg med å heve kompetansen din. Hvis det er noe du lurer på hvordan gjøres, eller noe du ikke helt vet hvordan du skal få til, vil AI-assistenten gi deg god veiledning og forklare på det detaljnivået du ønsker.
Her fungerer Copilot Chat og Copilot for M365 like bra (så framt ikke svaret må hentes av data som er en del av din virksomhet).
Eksempel på prompt
Eksempel 1 (lære seg hvordan man setter opp store dokumenter i Word)
Jeg skal lage en stor kontrakt i Word. Hvordan går jeg best frem for å bygge opp et stort dokument?
Eksempel 2 (finne ut av hvordan man bytter toner-kassett på en printer)
Jeg har en HP LaserJet P2055dn som er tom for toner. Jeg har en ny toner-kassett. Hvordan går jeg frem for å bytte denne?
3 fallgruver når du bruker en AI-assistent
Når du bruker en AI-assistent, er det viktig å være oppmerksom på noen vanlige fallgruver.
- Dårlig skrevne forespørsler til AI-assistenten gir dårlige svar!
Sørg for å formulere spørsmålene dine klart og tydelig. - Stol aldri 100% på data fra en AI-assistent!
Dobbeltsjekk alltid viktig informasjon. - Tenk over hvor du kopierer inn virksomhetskritisk data!
Om tjenesten er gratis, er du ofte produktet. Merk! Om du bruker Copilot Chat, pålogget med din jobb-konto, er dataene beskyttet, og data brukes ikke til å trene opp AI-tjenesten.
Ved å være bevisst på disse fallgruvene får du mer ut av AI-assistenten din og kan bruke teknologien på en trygg og effektiv måte.