I delte notatblokker, for eksempel knyttet til et team, er i utgangspunktet alt innholdet tilgjengelig for alle som har tilgang til notatblokken. Dersom det er noe som er konfidensielt eller sensitivt er det fort gjort at man da begynner å lage egne notatblokker for å dekke det behovet. Det kan være praktisk hvis det også er behov for et eget sted for diskusjoner og filer, da vil man kanskje lage en privat kanal i teamet. Dersom det kun er noen av notatene som ikke skal være tilgjengelig for alle er det en vesentlig enklere løsning å passordbeskytte notatene i OneNote.
Her er det dog viktig å være oppmerksom på at det kun er inndelinger som kan passordbeskyttes. Det er ikke en tilgjengelig funksjon for inndelingsgrupper, sider eller undersider.
Passordbeskytte en inndeling
Det er to fremgangsmåter for å sette på passord på en inndeling.
- Høyreklikk på inndelingen og velg Passordbeskytt denne inndelingen
- Velg kategorien Se gjennom og deretter knappen Passord
Det spiller selvfølgelig ingen rolle hvilken inngangsport du bruker, du kommer til samme sted uansett.
Oppgaveruten for passordbeskyttelse åpnes på høyre side i programvinduet.
- Klikk på Angi passord
- Skriv inn ønsket passord og bekrefte dette i dialogboksen som åpnes
- Klikk til slutt OK
OBS! Legg merke til meldingen; hvis du mister eller glemmer passordet, kan ikke OneNote gjenopprette dataene! Dersom det eksisterer sikkerhetskopier av inndelingen, som ikke blir passordbeskyttet, vil du få spørsmål om du ønsker å slette eller beholde disse.
Inndelingen er nå passordbeskyttet og det er egne innstillinger for hvordan dette skal håndteres av programmet. I oppgaveruten for passordbeskyttelse har du nå knapper for å endre passordet, fjerne passordet og for å låse alle beskyttede inndelinger. Det siste gjelder på tvers av alle notatblokkene du har åpne i OneNote.
Når du eller andre navigerer til passordbeskyttede notater i OneNote vil ikke innholdet vises, i stedet vises en melding om at inndelingen er passordbeskyttet og hvordan du kan låse den opp.
Innstillinger for å passordbeskytte notater i OneNote
Det er noen innstillinger som styrer hvordan passordbeskyttede inndelinger låses. Hva som er mest hensiktsmessig for deg avhenger av behov.
- Klikk på Fil
- Velg Alternativer på venstre side
- Velg Avansert på venstre side i dialogboksen som vises
Nesten nederst i dialogboksen er det en egen overskrift for Passord. Her kan du angi om passordbeskyttede notater skal låses etter en gitt tidsperiode, eller om de skal låses så fort du klikker på en annen inndeling.
Hev din OneNote-kompetanse
Delta på et av våre OneNote kurs og lær hvordan du jobber smart og effektivt med OneNote!
Sjekk også vår YouTube-kanal for korte videoer om OneNote.